Política de privacidad

Introducción

En Wiikom concedemos especial importancia a la protección de sus datos personales.

La confianza que deposita en nosotros para alojar sus datos profesionales y hacer funcionar sus flujos de llamadas automatizadas se basa, ante todo, en la claridad sobre lo que hacemos con esos datos. Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar su seguridad, confidencialidad e integridad.

Nuestros servicios (sitio web wiikom.com, plataforma SaaS y agentes IA telefónicos) están dirigidos a un público profesional (B2B) y no están destinados a menores de edad. Aplicamos la minimización de datos, controles de acceso estrictos y un alojamiento preferente en la UE, y regulamos los flujos esenciales mediante garantías contractuales conformes al RGPD.

Tratamos sus datos de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y con la Ley francesa n.º 78-17, de 6 de enero de 1978, en su versión modificada («Informatique et Libertés»). Wiikom realiza dos niveles de tratamiento: en calidad de responsable del tratamiento (gestión del sitio web, cuentas SaaS, facturación, soporte, seguridad) y en calidad de encargado del tratamiento (cuando sus clientes utilizan la plataforma para sus propios agentes IA).

1. Tratamientos cubiertos

La presente política se aplica al conjunto de los tratamientos realizados por Wiikom en el marco de:

• la edición y la explotación del sitio web wiikom.com y de sus páginas asociadas;
• la puesta a disposición y el uso de la plataforma SaaS;
• la explotación, por cuenta de sus clientes, de servicios de agentes IA telefónicos (llamadas entrantes y/o salientes);
• la gestión de la relación comercial y contractual, del soporte y de la facturación;
• la gestión de las candidaturas y solicitudes dirigidas a Wiikom.

Personas afectadas

• los visitantes y usuarios del sitio web;
• los clientes potenciales que solicitan una demostración o un contacto;
• los clientes de Wiikom y sus colaboradores autorizados;
• las personas a las que llama un agente IA operado por cuenta de un cliente;
• los proveedores y socios profesionales;
• los candidatos a las vacantes ofertadas.

2. Función de Wiikom

Responsable del tratamiento

Wiikom actúa en esta calidad para sus propios fines: edición y seguridad del sitio web, creación y gestión de las cuentas SaaS, relación contractual y facturación, prospección B2B (con derecho de oposición), mantenimiento y mejora, y tramitación de las solicitudes de ejercicio de derechos que se le dirijan directamente.

Encargado del tratamiento

Cuando el cliente utiliza la plataforma para tratar sus propios ficheros o desplegar un agente IA que llama a sus interlocutores, Wiikom interviene en calidad de encargado técnico del tratamiento, siguiendo las instrucciones del cliente. El cliente determina la finalidad y la base jurídica frente a las personas llamadas.

Cuando Wiikom recibe directamente una solicitud de «no volver a ser contactado», identifica al cliente afectado y le transmite la solicitud sin demora. La actualización de la base de datos y el cese de los seguimientos corresponden al cliente.

3. Datos recogidos y finalidades

Visitantes del sitio web y personas que se ponen en contacto con nosotros

Datos facilitados voluntariamente (apellidos, nombre, e-mail, teléfono, empresa, cargo, mensaje), datos de navegación (dirección IP, páginas consultadas, cookies) y datos del chat. Finalidades: responder a las solicitudes, organizar una demostración, garantizar la seguridad del sitio web y medir la audiencia (según sus elecciones de cookies). Bases jurídicas: interés legítimo y consentimiento (cookies no necesarias).

Utilizamos Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) para medir la audiencia del Sitio, únicamente previo consentimiento por su parte. La dirección IP se anonimiza; los datos nunca se utilizan con fines publicitarios y se conservan durante un máximo de 14 meses. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, tal como se explica en nuestra política de cookies.

Clientes y usuarios de la plataforma SaaS

Datos de la cuenta, parámetros del agente IA, datos de uso y de registro de actividad, datos de facturación. Finalidades: prestar el servicio, proteger los accesos, gestionar la relación y la facturación. Bases jurídicas: ejecución del contrato, interés legítimo, obligación legal (facturación).

Personas a las que llama un agente IA

Estos datos son facilitados, en la mayoría de los casos, por los clientes de Wiikom (ficheros de contactos, CRM, instrucciones). Wiikom interviene como encargado del tratamiento. Pueden tratarse: identidad y datos de contacto, audio de la llamada (si está activado), transcripción, resumen y metadatos (fecha, hora, duración). La base jurídica frente a la persona llamada la determina el cliente.

Clientes potenciales, candidatos, proveedores

Datos de contacto profesionales y datos necesarios para la relación, tratados sobre la base del interés legítimo, de medidas precontractuales o de la ejecución del contrato, según el caso.

4. Destinatarios

Sus datos solo son accesibles para los equipos autorizados de Wiikom (soporte, técnico, facturación, comercial), dentro de los límites de la necesidad de conocerlos. Recurrimos a encargados del tratamiento para operar determinados componentes (alojamiento, autenticación, telefonía, envío de e-mails, pago, CRM, IA); estos actúan siguiendo nuestras instrucciones, con obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad. No cedemos sus datos a terceros con fines de marketing sin su consentimiento explícito.

5. Plazos de conservación

Wiikom solo conserva los datos durante el tiempo necesario para los fines perseguidos, más los plazos legales aplicables.

6. Transferencias fuera de la UE

Wiikom aloja y trata los datos en Francia. Cuando determinados componentes técnicos indispensables impliquen tratamientos fuera de la UE/EEE, aplicamos un marco conforme al RGPD:

• uso de las Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) de la Comisión Europea, complementadas, si es necesario, con medidas adicionales (minimización, cifrado, reducción de los plazos);
• minimización sistemática de los datos transmitidos, nunca la base de datos completa del cliente;
• preferencia, cuando existan, por ofertas regionales de la UE o sin retención de datos.

Si el cliente conecta la plataforma a sus propias herramientas (CRM, agenda, telefonía), las transferencias adicionales son responsabilidad suya y quedan bajo su control. Ante una solicitud formal de una autoridad competente, Wiikom solo transmite los datos estrictamente requeridos e informa al cliente cuando está permitido.

7. Seguridad

Wiikom aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas (art. 32 RGPD):

• concienciación de los colaboradores autorizados y gestión de las autorizaciones conforme al principio de mínimo privilegio;
• procedimientos de respuesta a incidentes, copia de seguridad/restauración y notificación;
• autenticación segura, contraseñas no almacenadas en texto plano, segmentación de los entornos;
• cifrado de los flujos (HTTPS/TLS), cortafuegos, detección de intrusiones, antivirus;
• copias de seguridad periódicas, supervisión proactiva y registro de los eventos de seguridad;
• actualización continua de los componentes y procesos de gestión de las violaciones de datos.

8. Sus derechos

De conformidad con el RGPD y con la Ley francesa «Informatique et Libertés», dispone, según el caso, de los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición (en particular a la prospección), limitación y portabilidad, así como del derecho a establecer directrices sobre el tratamiento de sus datos tras su fallecimiento.

Para ejercer sus derechos: contact@wiikom.com. Le rogamos que indique el derecho que ejerce, el alcance afectado, una dirección de respuesta y cualquier elemento que permita identificar el tratamiento (p. ej., fecha/hora de una llamada). Respondemos en el plazo de un mes, prorrogable dos meses en caso de complejidad.

Cuando sus datos se tratan por cuenta de un cliente (p. ej., ha recibido una llamada en nombre de una empresa cliente), dicho cliente es el responsable del tratamiento: le transmitimos su solicitud y le prestamos asistencia técnica. Si, tras ponerse en contacto con nosotros, considera que no se respetan sus derechos, puede presentar una reclamación ante la CNIL (www.cnil.fr).

9. Modificar sus elecciones

Prospección: enlace para darse de baja al pie de cada e-mail o solicitud a contact@wiikom.com. Conservamos constancia de su baja (lista de oposición).

Cookies: puede configurar su navegador, retirar su consentimiento a través del banner o autorizar únicamente las cookies estrictamente necesarias.

10. Evolución de la política

Esta política puede modificarse (cambios legales, nuevo servicio o encargado del tratamiento, evolución de nuestras prácticas de seguridad). En caso de modificación sustancial, Wiikom podrá informarle por cualquier medio adecuado. La versión más reciente es siempre la disponible en wiikom.com.